La productividad se define como "la eficacia del esfuerzo productivo, especialmente en la industria, medida en términos de tasa de producción por unidad de insumo". Esencialmente, es una medida de la eficiencia. Para algunas personas, es más sencillo ver la productividad en la moneda del tiempo. Sólo hay 24 horas en un día, 60 minutos en una hora y 60 segundos en un minuto. Si vives 60 años, habrás vivido 31,536,000.00
Aunque puedes perder y ganar dinero, estima, amigos, posesiones y mucho más, el único bien que nunca podrás recuperar es el tiempo. Mejorar la productividad en tu profesión o trabajo te ayuda a conseguir más en menos tiempo, lo que te deja más tiempo para disfrutar de los 31,536,000.00 minutos de que dispones.
La productividad en los negocios no consiste simplemente en hacer algo por hacer. Se trata de hacer las cosas correctas en el momento adecuado para conseguir la máxima eficacia por tu esfuerzo. Lo creas o no, a veces la eficiencia consiste en no hacer nada en absoluto; tomarse un descanso; recargar las pilas; en síntesis, prepararse mentalmente para lo que viene después.
La verdadera clave que hay que recordar es que cada persona tiene necesidades únicas cuando se trata de maximizar la eficiencia para una productividad óptima. Si tu objetivo es conseguir más en menos tiempo, entonces tienes que convertir los siete pasos siguientes en la base de tu semana laboral.
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| Debes conocer tu tipo de productividad |
1. Conoce tu tipo de productividad
2. Descubre tu momento de máxima energía
3. Hazte con un sencillo temporizador
4. Hazte amigo de tu calendario.
5. Agrupa tus tareas, tematiza tus semanas.
6. Programa tus “tiempos muertos”.
7. Revisa, reconsidera, reelabora.
Cada paso es esencial para ayudarte a aprender a gestionar tu tiempo en lugar de dejarte manejar por la larga lista de cosas que tienes que hacer. Ya sabes, esas listas interminables que crecen de la noche a la mañana. ¿No te parece que tachas un elemento cada vez, pero añades 3 más en su lugar? Esta especie de carrera de ratas hace que parezca que nunca te pondrás al día y que nunca tendrás tiempo para relajarte. Pero a medida que aprendas más sobre tus necesidades de productividad personal, descubrirás que no sólo puedes mejorar la cantidad de trabajo que realizas al día, sino también la calidad del trabajo que realizas.
¿Cómo se logra eso? Aprenderás a hacer pequeños ajustes en tus hábitos de trabajo para mejorar tu estado de ánimo y tu productividad. Nos centraremos en aprender a realizar determinadas tareas durante las horas en las que eres más productivo, centrando tu atención en breves periodos de tiempo y programando en tu calendario “tiempos muertos” vitales para que tengas la oportunidad de potenciar la creatividad, aumentar la energía y rentabilizar mucho mejor de tu tiempo.
Tómate tu tiempo para aprender los inconvenientes de cada uno de estos siete pasos, de modo que puedas llevar tu negocio y tu carrera más lejos de lo que antes te habías atrevido a soñar.
PRIMER PASO: CONOCER TU TIPO DE PRODUCTIVIDAD
Saber qué tipo de productividad tienes puede ayudarte a priorizar tu trabajo y alcanzar más objetivos en tu día a día. Algunas personas están obsesionadas con completar todas las tareas en su lista y no soportan ver ninguna casilla sin marcar, mientras que otras se dejan llevar por los plazos y no comienzan a trabajar en un proyecto hasta que se acerca la fecha límite. Identificar tu estilo de productividad te permitirá ajustar tus estrategias y aprovechar al máximo tu tiempo.
Los cuatro estilos de productividad
En el entorno laboral actual existen cuatro estilos de productividad distintos, y es probable que uno de ellos se ajuste a tus características. Identificar cuál es tu estilo de productividad te ayudará a encontrar las señales adecuadas para mantenerte enfocado en tus objetivos durante toda la jornada laboral. De esta forma, podrás aprovechar al máximo tu tiempo y ser más eficiente en tu trabajo.
El Priorizador
Prefiere apegarse a los hechos. Le gusta la información, la lógica, y es excepcional en el pensamiento crítico. Está tan enfocado en sus tareas que puede que no invierta mucha atención o esfuerzo en determinar cómo se lleva a cabo la tarea.
Como sugiere este título, la persona que posee este estilo de productividad, es excepcionalmente hábil en priorizar tareas, por lo que es muy eficiente y puede cumplir fácilmente con los plazos. Puede tomar decisiones con facilidad, pero a menudo prefiere trabajar solo.
Por otro lado, algunas de sus pequeñas molestias pueden incluir: soñar despierto, chismes de oficina inútiles, datos faltantes o incompletos, uso ineficiente del tiempo, instrucciones vagas o conversaciones de pasillo.
Un priorizador es un trabajador excepcional, incluso en un entorno de equipo; simplemente no quieren estar a cargo del equipo. Dale las instrucciones y su plazo y déjalos hacer su trabajo. Los priorizadores que trabajan solos pueden beneficiarse de contratar a un consultor de negocios para trazar un plan de negocios y hablar sobre sus objetivos. Una vez que se establecen esos objetivos, los priorizadores pueden concentrarse en las tareas más pequeñas que conducen a esos objetivos.
El Planificador
El planificador es un pensador detallista que siempre está organizado y prospera con planes detallados, listas y orden. Es muy consciente de los plazos y siempre hace una lista de tareas al final de su día laboral.
Los planificadores no son muy espontáneos y pueden tener dificultades para pensar de manera creativa o trabajar fuera de la caja. También pueden encontrar difícil contribuir en reuniones de equipo porque necesitan un poco más de tiempo para pensar en profundidad sobre el tema antes de aportar ideas o soluciones.
Los planificadores también tienen dificultades para repriorizar tareas y no se adaptan bien a los cambios. Una vez que descubre su energía máxima y cómo maximizar el uso de esas horas, será una fuerza imparable. Sabrá exactamente qué hacer de su lista y se sentirá empoderado aprovechando sus horas de trabajo óptimas.
En un entorno de equipo, los planificadores son clave para finalizar proyectos a tiempo. Son los encargados del horario de trabajo y mantendrán controlados a los demás miembros del equipo responsables de cumplir con sus plazos.
El Organizador
Es un ser emocional que prospera al trabajar en grupos, gestionar reuniones y crear y vender sus ideas. Tiene una personalidad burbujeante y le horrorizaría la idea de trabajar solo; necesita esa interacción personal y prospera en un entorno grupal. Es reflexivo y alentador con los demás y destaca en proyectos en equipo o cuando se asocias con otra persona.
Sin embargo, una debilidad del organizador es distraerse fácilmente por charlas y tener dificultades para concentrarse en sus tareas. La implementación de la técnica Pomodoro puede ayudar en gran medida a los organizadores a concentrarse porque saben que en un corto período de tiempo pueden recompensarse hablando con otros.
En un entorno de equipo, los organizadores rápidamente toman el control del grupo y asignan tareas a cada miembro del equipo. Actúan como el animador del equipo al alentar a otros miembros del mismo y tener una actitud positiva sobre el proyecto en cuestión.
Los organizadores que trabajan solos, sin embargo, tienden a depender de las redes sociales para su interacción personal. También pueden beneficiarse de un espacio de trabajo compartido o trabajar en una cafetería donde hay un constante ruido de actividad.
El visualizador
Es aquel que necesita manejar múltiples proyectos en cualquier momento para mantener el interés en cualquier cosa. Está lleno de ideas y energía para comenzar proyectos, pero a menudo le es difícil completarlos. Tiene una oficina que está casi tan desordenada como su mente y le encanta estar ahí. Si tienes 15 pilas de papel en su escritorio, sabe exactamente lo que hay en cada una de esas 15 pilas.
Los visualizadores son pensadores creativos que son espontáneos. Pueden cambiar fácilmente de rumbo en un proyecto y dar la bienvenida al cambio. También, ven el panorama general y tienden a centrarse en el resultado final en lugar de las tareas más pequeñas que conducen a ese resultado final.
Trabajando en equipo, los visualizadores pueden desviarse del rumbo con un proyecto si no se les controla. Sin embargo, a menudo tienen ideas brillantes para mejorar cualquier proyecto y son rápidos para mencionar ideas en una reunión.
Para los visualizadores que trabajan solos, las tareas agrupadas y las semanas temáticas pueden ayudarles a mantener su enfoque sin aburrirse demasiado con el entorno. Cuanto mejor comprenda su tipo de productividad, más herramientas podrá utilizar para maximizar su potencial y el de su negocio.
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